Verslag raad van commissarissen

De verspreiding van het COVID-19 virus in Nederland, vanaf eind februari dit jaar, kan ook in ons verslag over 2019 niet ongenoemd blijven. De gigantische inzet die het met name ook van de Nederlandse ziekenhuizen heeft gevergd om er aan bij te dragen dat het gezondheidszorgsysteem in ons land niet totaal ontwricht zou raken, heeft geweldig veel gekost. Heel veel energie van de medewerkers in de ziekenhuizen die het uiterste hebben gegeven en erg veel financiële middelen om die prestatie te kunnen leveren. Dijklander Ziekenhuis heeft daarbij zeker ook in de frontlinie gestaan. Dat alles zal ook voor de thema’s, die in het navolgende aan de orde komen, consequenties hebben.

Belangrijke thema’s van toezicht in 2019

Financieel resultaat

Het financieel resultaat over 2019 was op begroot niveau en daarmee bijna € 0,6 miljoen hoger dan over het voorgaande jaar. Gecorrigeerd voor incidentele baten en lasten, is dat een genormaliseerd resultaat van € 1,8 miljoen en daarmee is het met € 4,6 miljoen verbeterd ten opzichte van het voorgaande jaar. Daaruit blijkt dat het financieel herstel zich heeft ingezet.

Herstelplan

In april 2019 is door de raad van bestuur, samen met een delegatie van de raad van commissarissen, het meerjarenplan 2019-2023 als fundament voor herstel gepresenteerd aan de banken en de voor het Dijklander Ziekenhuis belangrijkste zorgverzekeraars. Op basis daarvan zijn met de banken nieuwe convenanten overeengekomen. Voor de raad van commissarissen is de uitvoering van het herstelplan in 2019 het belangrijkste punt van aandacht geweest. De herstelmaatregelen 2019 zijn periodiek gemonitord op drie met elkaar samenhangende niveaus: implementatie van de maatregelen, operationele KPI’s en financiële KPI’s. In het herstelplan zijn ook de werkstromen 2019-2021 met hun besparingstargets opgenomen waarvan de status eveneens periodiek met de raad van commissarissen en daaraan voorafgaand met de auditcommissie wordt besproken. De resultaten van het herstelplan voor 2019 zijn positief; de taakstelling is gerealiseerd. De raad van commissarissen heeft vertrouwen in de aanpak van het herstelprogramma, ook voor opvolgende jaren. Op grond daarvan is in 2019 ook besloten de vanaf het zwaar weer in 2018 ingevoerde maandelijkse monitoring door de auditcommissie weer op de normale frequentie te brengen. Er moet rekening mee worden gehouden dat de inmiddels ontstane situatie als gevolg van de verspreiding van het COVID-19 virus van invloed is op het tempo waarin de met het herstelplan beoogde financiële resultaten kunnen worden verwezenlijkt.

Fusievoortgang

De raad van commissarissen volgt de voortgang van de fusie, welke in 2017 heeft plaatsgevonden tussen het Westfriesgasthuis en het Waterlandziekenhuis, middels de monitor fusiedoelstellingen. Aan de hand van een zestal KPI’s wordt de status van en de voortgang op de thema’s (integratie, lateralisatie, ICT, NIAZ, verbouwingen en personeel) helder en inzichtelijk weergegeven. Ingevolge het beleid voor integraal risicomanagement rapporteren de lijnverantwoordelijken elk kwartaal over de actuele risico’s en wordt de status van eerder geïdentificeerde risico’s uitgevraagd en verwerkt in de monitor.

Cultuur

Cultuur is een belangrijk aspect in een fusieorganisatie. Vanuit de nieuwe merkwaarde ‘Beter Begrepen’, en de daarbij behorende karaktertrekken (oprechte interesse, nuchterheid en lef) werd richting gegeven aan de identiteit van het ziekenhuis en waar het Dijklander Ziekenhuis voor staat. Het Dijklander Ziekenhuis stelt zich tot doel om de patiënt beter te begrijpen, niet alleen te zien wat er scheelt maar ook te snappen wat voor de patiënt het beste is. Eén van de thema’s van Beter Begrepen luidt: ‘Wij koesteren onze medewerkers’. Dit komt tot uiting door een cultuur te creëren waarin ontwikkelen en opleiden vanzelfsprekend is en medewerkers bevlogen en met plezier werken. In 2019 is daarom ingezet op behoud en duurzame inzetbaarheid van medewerkers door te investeren in opleiding, teambuilding en verzuimpreventie. De raad van commissarissen is intensief betrokken geweest bij de voorbereidingen van dit proces en onderschrijft het belang van bewustwording rondom cultuur, het expliciteren van cultuurwaarden en het monitoren van de cultuurontwikkeling.

Voorbereiding op NIAZ-accreditatie

Vanwege de NIAZ-accreditatie die eind 2020 gepland staat voor het Dijklander Ziekenhuis hebben de voorbereidingen op dit accreditatietraject in 2019 prominent op de agenda van de kwaliteitscommissie gestaan. De raad van commissarissen ontvangt ieder kwartaal een uitgebreide kwartaalrapportage kwaliteit waarin de voortgang van het normenkader staat beschreven.

Implementatie HiX 6.2 & Elektronisch Patiënten Dossier

Op 1 november 2019 is het Dijklander Ziekenhuis succesvol over gegaan naar één gezamenlijk patiëntendossier op alle locaties, hetgeen een positief effect heeft op de patiëntveiligheid en daarnaast haalt een gezamenlijk dossier verspilling uit de dagelijkse werkzaamheden. De raad van commissarissen heeft zich gedurende het gehele traject laten informeren over het verloop van de implementatie. Onderdeel van de informatievoorziening waren de risico-inventarisaties die door de risk officer van het ziekenhuis zijn uitgevoerd en de opvolging van de gedefinieerde beheersmaatregelen.

Juridische structuur

In 2019 is de opzet voor een nieuwe vereenvoudigde structuur, de basis geweest om de entiteiten die geen zelfstandige toegevoegde waarde hebben of activiteiten verrichten, op te heffen. De activiteiten die in afzonderlijke entiteiten worden verricht, kunnen worden ondergebracht in de Stichting Dijklander Ziekenhuis. De juridische structuur van het ziekenhuis wordt hiermee vereenvoudigd. Hierna enkele voorbeelden van wijzigingen in de structuur die reeds zijn doorgevoerd.

Stichting Verloskundig Centrum Waterland: De raad van commissarissen heeft ingestemd met een juridische fusie tussen het VCW en het Dijklander Ziekenhuis in december 2019. De Stichting VCW sloot met ingang van

1 december 2019 zijn deuren en is per 1 januari 2020 opgeheven. De zorg voor de bestaande patiënten is, in goed overleg, ondergebracht bij andere praktijken in de regio.

Codia Waterland B.V.: De raad van commissarissen heeft ingestemd met de opheffing van Codia per einde december 2019. De dialysezorg wordt in 2020 voortgezet door het Niercentrum van het ziekenhuis.

Behandelcentrum Waterland Oost: Als gevolg van de herprofilering van de zorg op de verschillende locaties van het ziekenhuis is het BWO, locatie Volendam, verkocht. De verkoopopbrengst komt ten goede van de liquiditeitspositie van het ziekenhuis. Dit is in lijn met het herstelplan. De raad van commissarissen heeft ingestemd met de verkoop van het BWO.

Governance

Samenstelling raad van bestuur

Het afscheid van Hugo Keuzenkamp als bestuurder van het ziekenhuis, dat hij in het verslagjaar 2018 al had aangekondigd, vond plaats in september 2019. Hem is veel dank verschuldigd voor de langjarige belangrijke bijdrage die hij met grote deskundigheid en inzet heeft geleverd aan het bestuur van eerst het Westfriesgasthuis en vervolgens het Dijklander Ziekenhuis. Dat geldt met name ook voor het fusieproces, het ondernemingsplan en het daarop volgende herstelplan voor het Dijklander Ziekenhuis. Vanaf juli 2019 maakte Jasme Leenaars deel uit van de raad van bestuur als opvolgster van Hugo Keuzenkamp. Helaas heeft zij om persoonlijke redenen moeten terugtreden als lid van de raad van bestuur en is haar dienstverband met het Dijklander Ziekenhuis beëindigd per 1 juni 2020. Inmiddels is er voor een periode van tenminste 1 jaar vanaf 1 april 2020 een interim bestuurder CFO aangetrokken in de persoon van Jules de Vet.

Daarnaast was de raad van commissarissen in het verslagjaar 2019 door Arno Timmermans op de hoogte gesteld van zijn voornemen om in verband met zijn leeftijd in december 2020 terug te treden als bestuurder van het ziekenhuis. De raad van bestuur heeft toen overwogen dat, nog los van de vergelijkbaarheid met andere ziekenhuizen van ongeveer gelijke grootte en locatiespreiding met een gelijksoortig besturingsmodel, alleen al de fase van ontwikkeling van het ziekenhuis en de uitdagingen die dat met zich meebrengt, een raad van bestuur bestaande uit drie leden rechtvaardigt. De raad van commissarissen is daarom inmiddels de procedure voor het werven van een nieuwe bestuursvoorzitter gestart.

Beoordelingscyclus raad van bestuur

De raad van commissarissen heeft voor het evalueren van het functioneren van de raad van bestuur over het jaar 2019 niet opnieuw een 360˚ evaluatie de basis laten zijn. Dat heeft te maken met de in het algemeen te betrachten frequentie van zo’n 360˚ methode. De evaluatie heeft zich dan ook toegespitst op de eerder vast-gestelde doelstellingen voor 2019 en de daarop bereikte resultaten.

Samenstelling raad van commissarissen

In verband met het aangekondigde vertrek van Arno Timmermans en de eveneens in het najaar 2020 geplande statutaire beëindiging van het lidmaatschap van de raad van commissarissen van de voorzitter, heeft de raad besloten al eind 2019 de procedure voor opvolging van de voorzitter van de raad van commissarissen aan te vatten. Dat heeft inmiddels geresulteerd in de benoeming van Piet Batenburg als lid van de raad, die zal optreden als vicevoorzitter tot hij per 17 oktober 2020 het voorzitterschap van Roy Lantain overneemt.

Daarnaast bleek helaas dat Ingeborg Steneker vanwege omstandigheden in de privésfeer in het najaar van 2019 moest terugtreden als lid van de raad van commissarissen. Zij heeft haar bijdrage met grote deskundigheid en inzet vooral ook geleverd als lid van de commissie Kwaliteit en Veiligheid van de raad, waarvoor de raad van commissarissen haar veel dank verschuldigd is. Zij is inmiddels opgevolgd als lid van de raad en ook als lid van de commissie Kwaliteit en Veiligheid door Renée Barge.

Omdat wegens ziekte één van de leden van de raad een langere tijd niet volledig werkzaam kon zijn, is door de raad van commissarissen besloten de mogelijkheid te creëren om bij wijze van uitzondering, de maximale statutaire zittingsperiode van acht jaar te verlengen met ten hoogste een jaar. Op grond daarvan is Lex Baaij gevraagd zijn geplande vertrek per 12 december 2019 uit te stellen en nog een half jaar langer aan te blijven tot 13 juni 2020 als lid van de raad van commissarissen en lid van de auditcommissie Financiën (en Vastgoed), waartoe tegen het einde van het verslagjaar, na positief advies van het Medisch Stafbestuur, de Verpleegkundige Adviesraad, de Ondernemingsraad en de Cliëntenraad, is besloten.

Honorering raad van commissarissen 2019

De honorering van de raad van commissarissen is in 2019 geïndexeerd overeenkomstig de daarvoor geldende normen.

Vergaderingen 2019

De raad van commissarissen heeft acht keer vergaderd met de raad van bestuur. De toezichthouders zijn, op een enkele uitzondering na, bij alle vergaderingen aanwezig geweest. De auditcommissie heeft vijf keer vergaderd en daarnaast een aantal additionele monitoringcontacten gehad in het kader van het herstelplan. De remuneratie-commissie kwam twee maal bijeen met de leden van de raad van bestuur. De kwaliteitscommissie heeft drie keer vergaderd met de raad van bestuur.

Tot slot

De raad van commissarissen wil alle medewerkers van het ziekenhuis bedanken voor hun grote inzet, die in 2019 meer in het bijzonder werd gevraagd in het kader van de uitvoering van het herstelplan en de invoering van het nieuwe HiX.

 

26 mei 2020

drs. Roy Lantain
drs. Lex Baaij RA
ir. Yvonne van der Brugge
dr. Piet Batenburg
dr. Renée Barge
drs. Harmen Ettema RA
prof. dr. Robert Klautz