Verslag raad van commissarissen
In 2017 zijn het Westfriesgasthuis en het Waterlandziekenhuis gefuseerd. In 2018 startte het ziekenhuis met de voorbereidingen aangaande interne branding en het bouwen aan een gezamenlijke identiteit. Er werd een proces ingericht om te komen tot een nieuwe identiteit, merkbelofte, naam, logo en uitstraling. Hiervoor is in de ziekenhuisomgeving marktonderzoek gedaan en zijn patiëntenpanels geraadpleegd. Met instemming van de raad van commissarissen zijn daaruit de conclusies getrokken die in juli 2018 hebben geleid tot de naamswijziging en een nieuw logo. Met ingang van januari 2019 luidt de nieuwe naam van het ziekenhuis: Dijklander Ziekenhuis. De statutenwijziging dienaangaande is door de raad van commissarissen goedgekeurd.
Samenwerking & lateralisatie
Op basis van de functieverdeling uit het ondernemingsplan is in 2018 een deel van de zorg op één van beide ziekenhuislocaties gecentreerd en wordt het zorgaanbod verbreed. Goede voorbeelden hiervan zijn de verplaatsing van de klinische verloskunde, neonatologie en de kliniek kindergeneeskunde van Purmerend naar Hoorn. In Purmerend en Volendam is gestart met het nieuwe aanbod van MDL-geneeskunde, klinische geriatrie en pijngeneeskunde. Deze eerste lateralisaties zijn voorspoedig verlopen en zullen in 2019 verder hun beslag krijgen. Betrokkenheid van verwijzers en andere stakeholders heeft daarbij nadrukkelijk de aandacht van de raad van commissarissen. Zo maakt het ziekenhuis namelijk zijn ambitie voor het behoud van kwalitatief goede, zinnige en passende zorg in de regio waar. De monitoring van de daadwerkelijke uitvoering van het aan de fusie ten grondslag liggende ondernemingsplan en zijn doelstellingen staat bij de raad van commissarissen hoog op de agenda.
Fusievoortgang
De raad van commissarissen heeft de fusieontwikkelingen in 2018 op de voet gevolgd. Medewerkersbetrokkenheid, behoud van adherentie en synergiewinst zijn de speerpunten tijdens het fusieproces. Met het overkoepelende Integraal Zorgintegratieplan welke de actuele status weergeeft van alle zorgintegratie-plannen van de diverse zorgeenheden, wordt een volledig en overall-beeld op de onderlinge verbanden, de afhankelijkheden en de gevolgen daarvan voor het huisvestingsplan bewerkstelligd. De raad van commissarissen heeft bevestigd dat voornoemd plan binnen de kaders van het aan de fusie ten grondslag liggende ondernemingsplan blijft. Op verzoek van de raad van commissarissen is de monitor fusiedoelstellingen ontwikkeld welke inzicht geeft in de verschillende stellingen voor de zorg in de periode van 2019-2021. De taakstellingen zijn realistisch en moeten zorgen voor het verwezenlijken van verbeterde kwaliteit van de zorg en behalen van synergiewinst.
Risico’s
De raad van commissarissen heeft zich goed gerealiseerd dat het ziekenhuis voor de grote uitdaging staat om van de fusie een succes te maken en daarmee een breed palet aan zorg dichtbij huis te kunnen blijven aan-bieden. Afstemming over zowel de risico’s van de fusie als die uit de reguliere bedrijfsvoering vindt periodiek plaats in de raad alsmede de commissies. Daarnaast heeft de raad van commissarissen aandacht voor de risico’s ten aanzien van de personele capaciteit, zowel ten aanzien van vitaliteit en duurzame inzetbaarheid van huidige medewerkers als ook vanwege de krapte op de arbeidsmarkt. De behoefte aan deskundige medewerkers, met name gespecialiseerd verpleegkundigen, is groot en vormt een knelpunt en daarmee een speerpunt van beleid in 2018 en verder.
Tegenslag
Het ziekenhuis kwam in 2018 onverwacht in zwaar weer. De eerste prognose voor 2018 (Q1) viel beduidend lager uit dan begroting en de convenanten zoals overeengekomen met de banken kon daarmee in 2018 niet worden gehaald. De oorzaak ligt deels intern (onvoldoende budgetdiscipline door verschillende oorzaken), deels extern (krappe arbeidsmarkt, waardoor dure inhuur, tegenvallende subsidies, verhoogde kosten onderhoud en ICT). Er werden door het bestuur meteen diverse beheersingsmaatregelen genomen, zoals in het instellen van een vacaturecommissie. Ook is in overleg met de raad van commissarissen externe ondersteuning ingeroepen voor het maken van een herstelplan en het uitvoeren van verbetermaatplannen. In het verbeterplan is ook aandacht gevraagd voor het structureel verbeteren van de ‘control’ functie.
Herstelplan / Visie in donkere dagen
De strategische opties en mogelijke oplossingen voor de financiële problemen zijn in mei met de raad van commissarissen besproken. De raad van commissarissen heeft de raad van bestuur meegegeven om in het herstelplan het terugdringen van verzuim, het optimaliseren van capaciteitsmanagement en het strakker sturen op budgetdiscipline, een belangrijke plaats te geven en overigens bij het actualiseren van de meerjarenbegroting rekening te houden met enige beleidsruimte, onverlet latend de noodzaak van strakke budgetsturing, benodigd voor het fusieproces. Met de banken en de voor het Dijklander Ziekenhuis belangrijkste verzekeraars is uitvoerig overleg geweest over de ontstane situatie. Deels is daar ook de auditcommissie van de raad van commissarissen bij betrokken geweest. Er was ook frequent overleg van de auditcommissie met de raad van bestuur, op basis van een door de raad van commissarissen vastgestelde intensieve monitoring van de afspraken in het kader van het herstelplan.
In november 2018 gaf de raad van commissarissen zijn goedkeuring aan de “Visie in donkere dagen”, waarmee de fundamentele keuze werd gemaakt dat met het herstelplan zou worden vastgehouden aan de koers die is vastgelegd in het ondernemingsplan dat ten grondslag lag aan de fusie. Deze visie werd ook onderschreven door de banken en de belangrijkste verzekeraars. Op basis van de eerste ombuigingsresultaten in de loop van 2018 en het plan van aanpak voor verdere ombuiging met de inzet op 5 thema’s (budgetdiscipline, focus op personeel, capaciteitsmanagement, additioneel kostenprogramma en het doorvoeren van de profielkeuze volgens het ondernemingsplan), werd rond de jaarwisseling door de banken ingestemd met het wijzigen van de convenanten voor de eerste twee jaren van het herstelplan (2018 en 2019). Op grond daarvan kon de accountant, met het oog op de continuïteitstoets, uiteindelijk ook zijn goedkeurende verklaring op de jaarrekening 2017 verlenen. Inmiddels is duidelijk geworden dat het resultaat over 2018 zich beter heeft ontwikkeld dan op basis van de zeer negatieve prognoses, mede door de energie waarop door de hele organisatie op het verbeterplan is ingezet, alsmede ook door een aantal eenmalige positieve resultaten. Tevens is – met behulp van de externe ondersteuning – een nieuw meerjarenplan 2019-2023, met daarbij behorende randvoorwaarden, operationele maatregelen en investeringen in het kader van het herstelplan, opgesteld dat aan de banken en de hiervoor bedoelde zorgverzekeraars is voorgelegd. Op basis hiervan zijn met de banken nieuwe convenanten overeengekomen.
En verder
Samenwerking AUmc
In januari verleende de raad van commissarissen zijn goedkeuring aan de intentieverklaring voor verkenning van de intensivering van de samenwerking in de patiëntenzorg tussen het ziekenhuis en de academische ziekenhuizen VUmc/AMC. In juli ging de raad van commissarissen akkoord met de ondertekening van de raamovereenkomst met Amsterdam UMC, onder de voorwaarde dat de adviesorganen positief zouden adviseren, voor het gezamenlijk uitvoeren van patiëntenzorg, onderwijs, opleiding en onderzoek om zo de kwaliteit en doelmatigheid van patiëntenzorg te verbeteren.
NIAZ
De raad van commissarissen is intensief betrokken geweest bij de voorbereidingen ten behoeve van de NIAZ-accreditatie welke in 2020 zal plaatsvinden en heeft ingestemd met het plan van aanpak van de raad van bestuur.
Review programma Hix
Op voorstel van de raad van commissarissen werd een review op de totale aanpak voor de HiX-migratie geïnitieerd. De nulmeting, verricht in december door een extern adviesbureau, heeft geleid tot een aantal verbetermaatregelen, in het bijzonder in de aansturing van het programma en het verbeteren van het resourcemanagement.
Nieuw lid raad van bestuur
Begin 2018 besprak Hugo Keuzenkamp met de raad van commissarissen zijn voornemen om in de loop van 2019 het Dijklander Ziekenhuis te verlaten, in verband met zijn behoefte om aan zijn carrière nog een wending te geven. Vanuit de raad van commissarissen is een selectiecommissie gevormd om tijdig in de alsdan te ontstane vacature te kunnen voorzien. De commissie heeft zich daarin laten bijstaan door de andere leden van de raad van bestuur en door een executive searchbureau. In overleg met de raad van bestuur en de adviesorganen is een profiel voor de vrijkomende functie van CFO opgesteld en vastgesteld. De raad van commissarissen heeft per
1 juli 2019 Jasme Leenaars aangesteld als opvolgend bestuurder.
Beoordelingscyclus raad van bestuur
Ten behoeve van de beoordeling van de leden van de raad van bestuur in 2018 heeft de raad van commis-sarissen besloten om een extern HR adviesbureau de opdracht te geven voor de uitvoering van de 360-graden-feedback. De beoordelingscyclus en de uitvraag dienaangaande is voorbereid door de remuneratiecommissie.
Informatieprotocol
De raad van commissarissen heeft het informatieprotocol ten behoeve van de informatievoorziening vanuit de organisatie aan de raad van commissarissen, geactualiseerd en vastgesteld. Het informatieprotocol regelt de verplichting voor de raad van bestuur om de raad van commissarissen tijdig de voor de uitoefening van zijn taak noodzakelijke informatie en gegevens te verschaffen
Selectietraject externe accountant
Voor het boekjaar 2018 is in januari 2018 een selectietraject voor een accountant doorlopen. De raad van commissarissen zet in op een intensieve tripartiete samenwerking tussen de raad, accountant en raad van bestuur. De raad van commissarissen heeft na een zorgvuldig selectieproces besloten om PricewaterhouseCoopers te benoemen tot accountant voor het boekjaar 2018 en verder.
Stakeholders
Er heeft in bijzijn van de raad van bestuur een aantal ontmoetingen plaatsgevonden tussen (een afvaardiging van) de raad van commissarissen en het stafbestuur, de cliëntenraad en de ondernemingsraad. Tevens is een bezoek gebracht aan het Klant Contact Centrum.
Vergaderingen 2018
De raad van commissarissen heeft zeven keer vergaderd met de raad van bestuur. De toezichthouders zijn, op een enkele uitzondering na, bij alle vergaderingen aanwezig geweest. De auditcommissie heeft zes keer vergaderd en daarnaast een aantal additionele monitoringcontacten gehad in het kader van het herstelplan. De remuneratiecommissie kwam twee maal bijeen met de bestuurders. De kwaliteitscommissie heeft drie keer vergaderd met de raad van bestuur en daarbij extra aandacht geschonken aan de plannen van aanpak naar aanleiding van thematisch toezicht door de Inspectie voor de Gezondheidszorg en Jeugd en de voortgang van de implementatie van het Convenant Medische Technologie.
Honorering 2018
De honorering van de raad van commissarissen 2018 bleef ongewijzigd ten opzichte van 2017 en is vastgesteld overeenkomstig de daarvoor geldende normen.
Samenstelling raad van commissarissen
Per 1 juni 2018 is Karin Laglas teruggetreden als toezichthouder. Met de komst van Yvonne van der Brugge per
1 september 2018 is de raad van commissarissen in de daardoor ontstane vacature voorzien. In verband met het verlopen van de statutaire zittingstermijn is Jan van Walsem per 1 april 2019 afgetreden als voorzitter van de raad van commissarissen waarbij Roy Lantain tot opvolgend voorzitter is benoemd.
Tot slot
De raad van commissarissen wil alle medewerkers van het ziekenhuis bedanken voor hun grote inzet in dit intensieve fusiejaar.
9 juli 2019
drs. Roy Lantain
drs. Lex Baaij RA
drs. Harmen Ettema RA
prof. dr. Robert Klautz
dr. Ingeborg Steneker
dr. Yvonne van der Brugge
