Governance
De organisatie
De raad van bestuur is verantwoordelijk voor de strategie, het beleid en de dagelijkse gang van zaken in het Dijklander Ziekenhuis.
De raad van commissarissen heeft als taak integraal toezicht te houden op het beleid van de raad van bestuur en op de algemene gang van zaken.
Het stafbestuur is een belangrijke gesprekspartner van de raad van bestuur, geeft gevraagd en ongevraagd advies en vervult namens de vereniging medische staf een belangrijke rol bij beleidsontwikkeling en strategische beslissingen.
Medezeggenschap
Medezeggenschap binnen de organisatie wordt uitgeoefend door de ondernemingsraad, de cliëntenraad en de verpleegkundige adviesraad. Uitgangspunten voor ons organisatiemodel zijn korte lijnen, verantwoordelijkheden die laag in de organisatie zijn gelegd, integraal management en directe contacten tussen leidinggevenden en medische staf voor tactische en operationele aangelegenheden.
Organogram (klik voor een vergroting)
Medisch stafbestuur stuurt en signaleert bij grote veranderingen
Samenhang creëren was een belangrijk thema voor het medisch stafbestuur in 2018. Het was het eerste jaar van een nieuw gekozen stafbestuur na de fusie. “We zijn echt een eenheid als stafbestuur, er is geen sprake meer van cultuurverschillen.” Joost Vermeulen, internist-infectioloog en secretaris van het stafbestuur blikt samen met Floor Lemckert, anesthesioloog en (inmiddels oud-) bestuurslid, terug op het afgelopen jaar.
Verhuizing geboortezorg
Groot onderwerp van gesprek was de verhuizing van de acute verloskunde, opname van kinderen en couveusezorg van Purmerend naar Hoorn. Maar ook de inrichting van de acute zorgunit in Purmerend en het voorlopige besluit daarover. Lemckert: “Als stafbestuur hebben we ons hardgemaakt voor overzicht en regie over het proces van verschuiving en samengaan. Is het afgestemd met alle belanghebbenden? Weten we wat we moeten doen? Dat is een weg met hobbels geweest waarin we een sturende en signalerende rol hadden, welke duidelijk invloed heeft gehad. Zo hebben we in het besluit over de acute zorgunit in Purmerend na het horen van de staf, gepleit voor vooralsnog 24/7 aanwezigheid van de intensivist in Purmerend met als resultaat dat dit is meegenomen in het voorlopige besluit.” Vermeulen vult aan: “Ik denk dat we als ziekenhuis trots mogen zijn dat een aantal grote veranderingen zijn doorgevoerd en grosso modo goed zijn gegaan. Natuurlijk heeft dat af en toe geschuurd en pijn gedaan, maar bijvoorbeeld in het geval van de gelateraliseerde verloskunde en klinische kindergeneeskunde weten we inmiddels niet beter.”
Input onmisbaar
Beiden beamen dat de input van de medische staf onmisbaar is in de bestuurlijke besluitvorming. Zeker ook bij grote veranderingen. Lemckert: “Om besluiten te nemen en regie te voeren, is advies nodig van een afvaardiging met medische expertise die met z’n voeten in de klei staat. Hoe zorgen we dat de medische staf goed vertegenwoordigd is in deze discipline overstijgende besluitvormingsfase? We onderzoeken nu hoe we dit kunnen bestendigen en wat ons toekomstige rol hierin kan zijn. ”
Er was ook nog ruimte voor andere zaken. Zo hebben de medisch specialisten een deel van de variabele beloning ingeleverd vanwege het financieel herstelplan. Lemckert: “Het is gelukt om hier samen met de raad van bestuur uit te komen met een voorstel dat breed gedragen wordt.”
Ambities heeft het Stafbestuur nog genoeg. “We willen de cultuur in huis nog verder verbeteren. Hoe krijgen we een echte Dijklander-cultuur waarin we elkaar aanspreken op gedrag? Zodat er nog meer een gevoel van gezamenlijkheid ontstaat.”
Ondernemingsraad
De ondernemingsraad draagt zorg voor het toetsen en naleven van de arbeidsvoorwaarden en het bewaken van de kwaliteitsdoelstellingen van de organisatie. Daarnaast vindt de ondernemingsraad het belangrijk dat medezeggenschap leidt tot een financieel gezonde organisatie, waarbinnen de ontwikkeling van de medewerkers centraal staat.
Jaar van zorgintegratieplannen
en structuur voor ondernemingsraad
Een centraal thema voor de ondernemingsraad in 2018 was de beoordeling van de diverse zorgintegratieplannen. In deze plannen staat beschreven hoe de diverse zorgeenheden worden samengevoegd. Ook de werkwijze en structuur van de ondernemingsraad werden onder de loep genomen. Voorzitter Netty Salentijn vertelt meer.
Negen thema’s
Salentijn: “De zorgintegratieplannen hebben we aan de hand van negen thema’s beoordeeld. Bijvoorbeeld: zijn aan alle randvoorwaarden voldaan, is er een helder tijdspad, hoe is de financiële onderbouwing? Maar ook: is er voldoende aandacht voor ICT en zijn de zorgintegratieplannen van afdelingen ook onderling met elkaar afgestemd? Een afdeling is nou eenmaal geen eiland en je hebt elkaar nodig om plannen te kunnen uitvoeren. Tot slot, heel belangrijk: zijn de risicoanalyses goed uitgevoerd? Daarmee brengen we risico’s van veranderingen in kaart en maatregelen die helpen om risico’s te beperken. Van daaruit hebben we onze adviezen gegeven.” De ondernemingsraad heeft met medewerkers gesprekken gehad en organiseerde zogeheten ZIP-lunches om met hen te spreken over de integratieplannen. “Daar konden medewerkers hun ideeën en hun zorgen met ons delen.” Daarnaast is er met de raad van Bestuur intensief overleg geweest om de gezamenlijke route te bepalen.Verder kreeg de structuur van de ondernemingsraad aandacht in 2018. “We hebben een nieuwe missie en visie neergezet. Dat ging heel organisch. Iedereen van de OR zet zich volledig in, denkt goed na en is positief ingesteld. Zo kom je er snel uit en zet je een missie en visie neer waar je verder mee kunt.”
Organisatie aangepakt
Ook werd de organisatie van de ondernemingsraad aangepakt. “We hebben vaste commissies ingesteld voor de thema’s arbo, financiën, PR/communicatie en harmonisatie/lateralisatie. Per commissie zijn doelen vastgesteld die we als OR willen behalen. Iedere week bespreken we deze doelen in een zogenaamde huddle, zodat we precies weten waar we staan. ” De doelen variëren van het volgen van verzuimcijfers, tot evaluatie van de laatste zorgintegratieplannen en de harmonisatie van HR-processen en procedures. “Onze nieuwe werkwijze heeft als doel om er op integere, objectieve en professionele wijze voor medewerkers en organisatie te zijn”, besluit Salentijn.
Cliëntenraad
Overeenkomstig de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (Wmcz) waren er binnen de Stichting Dijklander Ziekenhuizen tot 1 september 2018 twee cliëntenraden actief, te weten een voor de locatie Hoorn (Westfriesgasthuis) en een voor de locatie Purmerend (Waterlandziekenhuis). Vanaf 1 september 2018 heeft de fusie van de cliëntenraden plaatsgevonden en is er vanaf dat moment nog één cliëntenraad voor beide locaties actief.
De cliëntenraad behartigt de gemeenschappelijke belangen van de patiënten, onder andere door de raad van bestuur te adviseren over onderwerpen die genoemd worden in de Wmcz en over andere, voor patiënten interessante ontwikkelingen in de regio’s West-Friesland en Waterland. De besluiten die genomen zijn in het kader van de fusie hebben voor een groot deel de agenda van de cliëntenraad van de afgelopen jaren bepaald.
Eén cliëntenraad voor Dijklander Ziekenhuis
Het jaar 2018 stond in het teken van het komen tot één gezamenlijke cliëntenraad voor het ziekenhuis. Hans Schipper (vanuit cliëntenraad Westfriesgasthuis) en Simon Schoen (vanuit cliëntenraad Waterlandziekenhuis) aan het woord over dit proces.
Sollicitatiegesprekken
Schipper: “De nieuwe gezamenlijke cliëntenraad is onder begeleiding van het LSR, steunpunt voor medezeggenschap gevormd. Beide cliëntraden hebben uitgebreid met elkaar gesproken over de invulling van een gezamenlijk cliëntenraad en hoe we omgaan met de soms tegengestelde belangen voor patiënten van beide locaties in Hoorn en Purmerend.” Schoen vult aan: “In september waren de sollicitatiegesprekken met leden uit beide raden die een ‘interessebrief’ hadden gestuurd voor de nieuwe raad. Uiteindelijk vond op 9 oktober de eerste gezamenlijke vergadering plaats.”
Ondertussen ging het advieswerk van de raad gewoon door. In 2018 werden vele adviesvragen behandeld. Onder andere voor de werkwijze en samenstelling van de patiënten klachtencommissie en de diverse zorgintegratieplannen van afdelingen.
Aansluiting bij bijeenkomsten
Schoen: “We sloten ook aan bij diverse bijeenkomsten. We stonden bijvoorbeeld met een stand op de Dag van de Beroerte om te vertellen over ons werk en namen deel aan proeverijen voor nieuwe maaltijden voor patiënten. Daarnaast zijn we betrokken bij bijeenkomsten over de nieuwe website van het Dijklander Ziekenhuis”. Andersom werkt het net zo en sluiten medewerkers aan bij de vergaderingen van de cliëntenraad, vertelt Schipper. “Voor een toelichting over onderwerpen die spelen. Bijvoorbeeld de verhuizing van de afdelingen Kind & Jeugd en Verloskunde afgelopen jaar. Zo blijven we goed betrokken.”
Natuurlijk was er ook overleg met de raad van bestuur, met name over de consequenties van de fusie en de financiële situatie van het ziekenhuis. “Vooral de financiële situatie blijven we strak volgen. We willen dat niet leidt tot consequenties voor de kwaliteit en veiligheid van de patiënt of de werkdruk voor medewerkers.” Het jaar 2018 is afgesloten met de wens om in 2019 de onderlinge samenwerking van de cliëntenraad nog verder uit te bouwen.
VAR
VAR zet calamiteitbesprekingen op de kaart
In het jaar 2018 heeft de VAR diverse adviesaanvragen behandeld. De beoordeling van de zorgintegratieplannen vroeg een flinke tijdsinvestering en in het najaar heeft de VAR aandacht gevraagd voor de toenemende werkdruk op de klinieken. Maar ook andere onderwerpen kwamen aan bod. Een gesprek met VAR-voorzitter Caro Bakker.
Calamiteitenbesprekingen
“Een thema dat centraal stond in 2018 was calamiteiten. Als VAR willen we de beste uitkomsten van zorg voor onze patiënten. Ondanks alle veiligheidsmaatregelen in ons ziekenhuis, kan iedereen te maken krijgen met gebeurtenissen die de dood of ernstige schade voor de patiënt tot gevolg kunnen hebben. Dat noemen we een calamiteit”, vertelt Bakker. “Als ziekenhuis kunnen we veel van calamiteiten leren en op die manier de kwaliteit van zorg verbeteren. Het gaat hierbij niet om verwijten, maar om léren.” Dat leren gebeurt onder andere met calamiteitenbesprekingen, waarbij een casus uit de praktijk wordt besproken om er lessen uit te halen. Op locatie Purmerend waren de calamiteitenbesprekingen voor verpleegkundigen al bekend, maar in Hoorn nog niet. De VAR biedt nu de bespreking aan voor álle verpleegkundigen. Bakker: “Dat werd heel positief ontvangen. Vanuit de VAR vinden wij de calamiteitenbesprekingen zeer leerzaam voor elke verpleegkundige in de organisatie. De besprekingen zijn nuttig om stil te staan bij de calamiteiten die reeds geweest zijn binnen onze organisatie, zodat de bewustwording vergroot wordt in de toekomst.”
Shared decision making
Ook shared decision making en het speerpunt ‘zet de patiënt centraal’ kregen volle aandacht. Bakker: “Dit is onlosmakelijk verbonden met het dagelijkse werk van een verpleegkundige. De kwaliteit van zorg verbetert als beslissingen gezamenlijk met de patiënt gemaakt worden.” Om deze kwaliteiten op de werkvloer nog duidelijker te onderscheiden start het Dijklander Ziekenhuis vanaf 1 april 2019 met de functiedifferentiatie binnen het verpleegkundig vakgebied. Er zijn twee verschillende functies: verpleegkundige en regieverpleegkundige. “De VAR participeert in de projectgroep verpleegkundig leiderschap en heeft meegewerkt aan de nieuwe folder over functiedifferentiatie. In deze folder staan de werkzaamheden en gedraging beschreven die horen bij de beide functies. Tijdens eerdere werkconferenties hebben de verpleegkundigen kennis kunnen maken met de verschillende functies en nu gaat het eindelijk in de praktijk zichtbaar worden.”